在單人電話預(yù)約前,建議做一次完整的演練,最終要達(dá)到順暢、簡練的效果。除此以外,打電話時也要注意很多方面。
第一,打電話時,要注意周圍的干擾聲,例如電話的聲響、旁人的談話,或是你吃東西所發(fā)出的聲響。吃喝的雜聲進入話筒后會擴大,這無疑會令電話線彼端的人感覺煩躁。
第二,打電話盡量簡短,而且聲音要柔和。我們不知道別人有多忙,或認(rèn)為施壓給他為理所當(dāng)然,這一定是不對的。千萬不要浪費別人的時間。防爆電器銷售員打電話時,要保持一個友善、輕松和確實,并盡可能用最短的時間表達(dá)你的目的,然后盡快結(jié)束。如果你遵循這個原則來打電話,別人也會很樂章在辦公室里接聽你的電話。
第三,如果你已經(jīng)撥了一通電話,但是沒聯(lián)系上,你應(yīng)重新再撥,不論沒聯(lián)絡(luò)上是誰的不對。如果你不小心撥錯了電話,不要對被你打擾的人發(fā)出刺耳的聲音,″啪″地掛掉電話,你應(yīng)該迅速友善地表示真誠的歉意:″非常抱歉,我撥錯電話了。請您不要見怪。″再慢慢掛掉電話。如果你表達(dá)了歉意,別人就應(yīng)該不會心生憤恨了。
第四,準(zhǔn)時撥電話,對方會比較方便。如果你想要與某人聯(lián)絡(luò),而直接打電話到辦公室找他,那么一定要問:″這時候打電話給你方便嗎?″如果時間不合適,你可以重新約個時間再聯(lián)絡(luò)。他有可能在趕時間,或是辦公室里有客人,或是正在參與某項重要活動,所以沒辦法接聽你的電話。所以這句問話很重要。
第五,注意聽清楚對方在說些什么。當(dāng)你接電話時,不要同時看報紙,或是閱讀放在桌上的防爆控制箱報告,否則你會錯失可能很重要的談話內(nèi)容。對方也許已注意到你的興致不高,他也不知道該怎么辦,這樣一來,談話時間就會不自覺拉長,比原訂計劃長了很多。保持輕松,要有適當(dāng)?shù)拈g歇,這樣電話就會較快結(jié)束,當(dāng)然也就能讓對方滿意。